Abiball planen

Wann ihr anfangen solltet

Viele Jahrgänge feiern im Sommer nach den Prüfungen, oft rund um die Zeugnisvergabe. Habt ihr noch keine Location, fangt jetzt an.

Beliebte Locations sind oft schon ein Jahr im Voraus ausgebucht, weil viele Schulen in denselben Wochen feiern. Wer zuerst anfragt, hat die größte Auswahl. Klärt deshalb Termin und Location vor allem anderen.

Für einen Ball im Sommer kann euer Zeitplan so aussehen:

• Spätestens im Herbst gründet ihr das Komitee und stimmt den Termin mit der Schule ab. Habt ihr noch keine Location, fragt sofort mehrere an und bucht, sobald der Jahrgang entschieden hat.
• Im Winter legt ihr Budget und Ticketpreis fest und bucht Catering, Musik und Foto.
• Im Frühjahr plant ihr Programm und Deko und verkauft die Tickets.
• In den letzten Wochen macht ihr den Sitzplan, geht den Ablauf mit Location und DJ durch und verteilt die Aufgaben für den Abend.
• Nach dem Ball bezahlt ihr die letzten Rechnungen, gebt alle Belege dem Kassenwart oder der Kassenwartin und teilt die Fotos.

Wer was macht

Ein Abiball-Komitee plant den Ball. Über die großen Fragen wie Location und Ticketpreis entscheidet der ganze Jahrgang. Teilt die Arbeit in Bereiche auf, und gebt jedem Bereich eine Person, die dafür verantwortlich ist.

• Die Leitung behält den Zeitplan im Blick, lädt zu Treffen ein und schreibt auf, was ihr beschließt.
• Das Finanzteam plant Budget und Ticketpreis und arbeitet eng mit dem Kassenwart oder der Kassenwartin eurer Abikasse zusammen.
• Das Team für Location und Catering holt Angebote ein, vergleicht sie und besichtigt die Location.
• Das Programmteam plant den Ablauf des Abends mit Reden, Ehrungen und Spielen.
• Das Team für Musik und Technik kümmert sich um DJ oder Band, Licht und Mikrofon.
• Das Team für Foto und Deko bucht Fotograf oder Fotobox und gestaltet den Saal.
• Das Ticketteam verkauft die Tickets, führt die Gästeliste und macht den Sitzplan.

Trefft euch regelmäßig, auch wenn es nur kurz ist. Wer ein Treffen verpasst, liest in den Notizen nach, was gilt.

Checkliste in der richtigen Reihenfolge

Die ersten Schritte bauen aufeinander auf. Ohne Termin gibt es keine Location, und ohne Location kennt ihr den Ticketpreis nicht.

1. Termin. Fragt die Schulleitung, wann Prüfungen und Zeugnisvergabe sind. Legt dann ein paar mögliche Abende fest, damit ihr bei den Locations flexibel seid.
2. Location. Schätzt, wie viele Gäste mit Familien und Lehrkräften kommen. Fragt mehrere Locations an, vergleicht die Angebote und schaut euch eure Favoriten vor Ort an.
3. Budget und Ticketpreis. Schreibt alle Kosten in eine Liste und zieht ab, was die Abikasse dazugibt. Den Rest teilt ihr durch die Zahl der Gäste, die ein Ticket bezahlen. Plant einen Puffer ein, denn oft kommt noch etwas dazu.
4. Catering. Manche Locations haben ein festes Catering, bei anderen wählt ihr selbst. Fragt nach vegetarischen und veganen Gerichten, nach Allergien und danach, ob Getränke im Preis enthalten sind.
5. Musik. Entscheidet euch für DJ oder Band, und lasst euch vorher Aufnahmen oder Videos zeigen. Klärt mit der Location, bis wann Musik laufen darf.
6. Foto. Bucht einen Fotografen, eine Fotografin oder eine Fotobox. Klärt, wann und wie ihr die Bilder bekommt.
7. Deko. Ein Motto oder ein paar feste Farben machen viele Entscheidungen leichter. Fragt die Location, was erlaubt ist, zum Beispiel Kerzen oder Konfetti.
8. Programm. Plant den Abend vom Einlass bis zum Tanz. Fragt früh, wer eine Rede hält, und sagt allen, die reden, wie viel Zeit sie haben.
9. Tickets für Familien. Legt fest, wie viele Tickets jede Person für Familie und Freunde bekommt. Verkauft zuerst an den Jahrgang. Danach gehen die restlichen Plätze an alle, die mehr Tickets wollen. Notiert jede Zahlung.
10. Sitzplan. Fragt ab, wer mit wem sitzen will, und setzt Familien zusammen. Hängt den Plan am Abend am Eingang aus.
11. After-Party. Klärt, ob ihr am selben Ort weiterfeiert oder woanders, und wie alle sicher nach Hause kommen.

Wer die Verträge unterschreibt

Viele Locations und Caterer schließen Verträge nur mit einer volljährigen Person ab. Klärt deshalb früh, wer im Komitee schon volljährig ist und unterschreiben will. Ist das noch niemand, sprecht mit euren Eltern oder dem Förderverein eurer Schule.

Lest jeden Vertrag ganz, bevor jemand unterschreibt. Achtet besonders auf Anzahlung, Stornierung und Mindestumsatz.

So hilft euch sympel

Mit sympel sammelt ihr Locations, plant den Ablauf und organisiert eure Tickets. Die App ist noch nicht erschienen.

Melde dich bis zum 01.11.2026 für deine Schule an. Die 10 Schulen mit den meisten bestätigten Anmeldungen bekommen sympel für ihren Abiball kostenlos. Alle Regeln stehen in den Teilnahmebedingungen.